In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie sie einfach Desk-Sharing Richtlinien für Ihr Unternehmen ausarbeiten können.
Es gibt mehrere Faktoren, die Ihnen beim Entwurf einer gelungenen Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen in Ihrem Büro helfen.
Potenzial von Desk-Sharing
Der Name ist Programm. Der Zweck, neben den bereits genannten Vorteilen für Arbeitgeber, von Desk-Sharing ist es, Flexibilität am Arbeitsplatz zu schaffen. Es kann helfen, Mitarbeitende zu vernetzen und einen interdisziplinären Austausch zu fördern. Nach aktuellen Umfragen gibt es einen grossen Teil von Mitarbeitenden, die es sich wünschen, einen Teil ihrer Arbeit von zuhause aus zu erledigen.
Genauso wünschen Sie es sich auch vor Ort im Firmengebäude zu arbeiten. Analysieren sie diese Bedürfnisse, es lohnt sich. Denn die Leistung im Home-Office ist messbar hoch, im Minimum über die ganze Belegschaft gesehen, so hoch wie im Büro.
Das liegt wohl daran, dass insbesondere Messbare Arbeit, welche Konzentration erfordert im Home-Office oft besser umgesetzt wird als im Büro vor Ort. Die Gründe dafür sind mannigfaltig. Man könnte also grob festlegen, Arbeit, die in Ruhe verrichtet werden sollte, macht man besser von zuhause aus, Arbeit die Interaktion fordert in den Büros im Team. Schaffen Sie die Infrastruktur und eine Kultur dafür, Arbeitsplätze zu teilen, es ist legitim, wenn sie die Anzahl Arbeitsplätze reduzieren, um zum Beispiel mehr Platz für Begegnungszonen für Meetings zu schaffen.
Zweck der Desk-Sharing-Policy
Der Zweck einer Desk-Sharing-Richtlinie besteht darin, ein klares Bild der angestrebten Ziele im Zusammenhang mit dem Teilen der Arbeitsplätze zu vermitteln. Der Fokus der Unternehmen liegt oft auf der Einsparung von Kosten für Möbel und Platz bei gleichzeitiger Steigerung der Arbeitseffizienz. Doch Desk-Sharing kann viel mehr bieten als das. Und einiges sollte geregelt werden, da es massgebende Unterschiede zur «normalen» Büronutzung gibt..
Verantwortung der Mitarbeitenden
Übertragen Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeitende. Hier sind einige mögliche Punkte dafür:
Befolgen Sie grundlegende Hygieneregeln und halten Sie die Schreibtische sauber.
Essen sie nicht am Arbeitsplatz; wenn Sie es doch möchten, stellen Sie sicher, dass es die KollegInnen rundum nicht stört und dass alles sauber ist.
Keine persönlichen Gegenstände im Arbeitsbereich liegen lassen; halten Sie den Bereich frei von privaten Besitztümern, wenn sie den Platz wieder verlassen. Natürlich darf während der Benutzung der Schreibtische, wenn gewünscht, etwas aufgestellt werden.
Persönliche Dinge sollten nach der Arbeit in geeigneten Schließfächern aufbewahrt werden können nicht auf den Schreibtischen liegen bleiben oder willkürlich im Büro deponiert werden.
Keine fixen Schreibtische – oder zumindest nur für einen minimen Personenkreis, bei welchem es nachvollziehbar Sinn macht. Vermeiden Sie das eine Kultur entsteht, dass die Schnellsten, welche als erstes im Büro sind, die vermeintlich besten Arbeitsplätze ergattern. Das minimiert die Vorteile von Shared-Desk. Es kann Missgunst verursachen, Kommunikation hindern, interdisziplinäre Diversität mindern und unnötigen Stress verursachen.
Alle persönlichen Dinge sollten in den Schließfächern aufbewahrt werden, nicht auf den Schreibtischen.
Verantwortung der Unternehmen
Das Management möchte die Produktivität optimieren und muss gleichzeitig aber auch in der Rolle als Arbeitgeber der Fürsorgepflicht nachkommen. Daher ist das Unternehmen auch in der Verantwortung, die Mitarbeitenden bei der Umsetzung von Shared Desk zu unterstützen.
Einige der wichtigen Verantwortlichkeiten des Unternehmens sind:
Einrichten eines Desk-Sharing-Plans für das Büro.
Genügend Schreibtische für alle Mitarbeiter bereitstellen und ein Buchungssystem oder Regeln für das Besetzen eines Schreibtisches einführen.
Grundausstattung aller Schreibtische sicherstellen (Dockingstations, Bildschirme), sorgt für eine komfortable Umgebung mit geeigneter Ergonomie.
Schliessfächer für alle Mitarbeiter bereitstellen, damit sie ihre persönlichen Gegenstände hineinlegen können.
Dafür sorgen, dass alle Schreibtische über eine angemessene Beleuchtung und verstellbare Stühle verfügen.
Implementieren Sie eine Hybride Arbeitsplatz Politik (Büro/Home-Office) zusammen mit flexiblen Arbeitszeitregelungen. Viele Mitarbeitenden wünschen es und können es – vertrauen Sie darauf oder Beginnen Sie die Leistung zu messen. In Zukunft wird das Anbieten flexibler Arbeitsortmodelle entscheidend sein, um die besten Talente zu gewinnen. Es gibt mittlerweile gute Tools, die sie dabei unterstützen.
"Teamzonen" einrichten, um einen Bereich für Teams festzulegen, die an einem bestimmten Projekt für die zugeteilte Zeit arbeiten.
Stellen Sie leicht zugängliche Besprechungsräume zur Verfügung. Es sollte keine 30 Minuten dauern, um eine 30 Minuten Besprechung zu organisieren.
Stellen Sie jederzeit einen schnellen und effektiven technischen Support zur Verfügung.
Desk-Sharing Prozesse
Jede Richtlinie hat einige Prozessschritte. Hier ist eine Auflistung einiger für Desk-Sharing wichtiger Prozesse(schritte):
Wählen Sie eine Technologie, die Ihren Mitarbeitern hilft, Desk-Sharing reibungslos umzusetzen.
Schreibtische sind für alle da, und jeder Mitarbeiter kann jeden verfügbaren Schreibtisch reservieren.
Der Prozess beginnt, wenn der Mitarbeiter sich entscheidet, entweder aus der Ferne oder im Büro zu arbeiten.
Reservierte Schreibtische müssen vorher gereinigt und zwischendurch ausgetauscht werden.
Eine bessere Verfügbarkeit von Handwaschanlagen/Reinigungsmitteln für die Tische sollte für die Bürohygiene Standard werden.
Stellen Sie Schließfächer zur Verfügung.
Stellen Sie Ersatzarbeitsplätze während den Stosszeiten zur Verfügung an und stellen Sie sicher, dass es für alle Mitarbeiter einen Platz zum Arbeiten gibt – es sei denn, sie ordnen Home-Office an. Dafür gibt es entsprechende Gesetze z.B. für die Vergütung.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Desk-Sharing-Technologie.
Holen Sie regelmäßig Feedback zum Prozess ein, erstellen Sie eine Streitschlichtungsrichtlinie, hören Sie sich die Probleme Ihrer Mitarbeiter mit Desk-Sharing an, und sorgen Sie so schnell wie möglich für eine Lösung.
Gesundheits- und Sicherheitsmassnahmen
Es ist ein entscheidender Faktor, Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen in Ihre Richtlinie aufzunehmen. Nehmen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst. Es gibt einige die es nicht aus hygienischen Gründen bevorzugen würden einen eigenen Tisch zu haben. Diese Einstellung kann man mit Aufklärung und zur Verfügung stellen von geeignetem Material entgegenwirken.
Berücksichtigen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeitenden und erarbeiten Sie eine langfristige Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie, die die Desk-Sharing-Politik unterstützt.
Schulung
Ihre Mitarbeiter müssen den Prozess und die Richtlinie gut verstehen. Versuchen Sie also, Schulungsprogramme einzubauen, um eine neue Gewohnheit für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen aufzubauen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, neue Praktiken zu
erlernen und alte zu verlernen.
Schlussfolgerung
Dies ist ein Rahmen für den Entwurf Ihrer Desk-Sharing-Richtlinie. Sie können es als Inspiration und Anker für ihre eigene Policy verwenden und nach ihren Bedürnissen anpassen oder erweitern.
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